panaszkezelés

Panaszkezelés

Megosztás:

Tisztelt Megrendelőink!

Az Önök elégedettsége a legfontosabb számunkra, ezért rendszerünk sikeres működéséhez kérjük az Önök együttműködését annak érdekében, hogy esetleges problémáikkal kapcsolatban naprakész információink legyenek.

Szeretnénk, ha segítenék munkánkat azzal, hogy megosztják velünk a szolgáltatásainkkal, valamint az ételeinkkel kapcsolatos tapasztalataikat, lehetőséget teremtve számunkra az Önök elégedettségének a növelésére.

Ennek szellemében kérjük, bárminemű észrevételüket a lehető leghamarabb jelezzék a szállítóinknak vagy elektronikus ( e-mail) levélben. mert így pontosabb képet kapunk a problémákról, amiket ezáltal könnyebben tudunk orvosolni.

Panaszkezelési Szabályzat

A ORGANIC MARKET Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság, 1211 Budapest, Színesfém utca 11-15., adószám: 25059939-2-43, a továbbiakban: Gastroyal ügyfelei panasz kezelési igényeinek magasabb szintű kielégítése és hatékony kezelése érdekében alakította ki az alábbi szabályzatot.

A szabályzat alapelvei

A panaszok teljes körű kivizsgálásának és megválaszolásának elve:

A Gastroyal jogszabályi kötelezettségeinek eleget téve és felismerve azt, hogy a céggel szemben felmerült panaszok fontos ismereteket hordoznak a szervezet számára, kimondja, hogy valamennyi panaszt teljes körűen kell kivizsgálni és megválaszolni. A Gastroyal a panaszok kivizsgálást követően köteles olyan választ adni, amelyben részletesen kitér a panasz teljes körű kivizsgálásának eredményére, a panasz rendezésére vagy megoldására vonatkozó intézkedésre, illetve a panasz elutasítása esetén az elutasítás indokára.

A panasz megkülönböztetés nélküli elbírálásának elve:

A Gastroyal a panaszokat és a panaszosokat mindenfajta megkülönböztetés nélkül, egyenlően, ugyanazon eljárás keretében és szabályai szerint kezeli.

A szabályzat hatálya

Személyi hatálya

A jelen szabályzat hatálya kiterjed minden a Gastroyal alkalmazásában álló panaszkezelési munkatársra.

A Gastroyal valamennyi panaszkezeléssel foglalkozó munkatársa a jelen szabályzat rendelkezéseit köteles megismerni, azok betartásáért felelősséggel tartozik.

Tárgyi hatálya

A szabályzat hatálya a III.1. pont szerinti bejelentésekkel kapcsolatos panaszkezelési tevékenységre terjed ki. A panasznak nem minősülő bejelentések kezelése az Iratkezelési és ügyviteli szabályzatban meghatározottak szerint történik.

Kapcsolódó szabályzatok

ÁSZF

Személyes adatok védelméről szóló adatkezelési szabályzat

Részletes rendelkezések

A panasz

Panasz a Gastroyal tevékenységével, szolgáltatásával, termékével vagy mulasztásával szemben felmerülő minden olyan kifogás, amelyben a panaszos egyértelműen a Gastroyal eljárását (különösen: szolgáltatási, ügyintézési, nyilvántartási hiba) kifogásolja.

Nem minősül panasznak, ha az ügyfél a Gastroyaltól általános tájékoztatást, véleményt vagy állásfoglalást igényel.

A panaszos

Panaszos lehet a Gastroyal pénzügyi szolgáltatási tevékenységének igénybe vevője.

A panasz bejelentésének módjai

Szóbeli panasz

Mint az Unióban letelepedett, online adásvételi szerződésekben érintett azon kereskedő kötelesek vagyunk egy vagy több alternatív vitarendezési fórumot igénybe venni a fogyasztókkal fennálló vitáik rendezéséhez, ezért tájékoztatnunk kell a fogyasztóinkat az online vitarendezési platform létezéséről, valamint arról a lehetőségről, hogy az online vitarendezési platform felhasználható a vitáik rendezéséhez. Az online vitarendezési platform az ec.europa.eu/odr (aktív)linken érhető el.

Telefonon: a +36 1 278 6700-ás telefonszámon, a telefonon közölt szóbeli panaszt a hét minden munkanapján, 8 órától 16 óráig a Gastroyal folyamatosan fogadja.

Írásbeli panasz

Az ügyfél eljárhat meghatalmazott útján. Amennyiben az ügyfél meghatalmazott útján jár el, úgy a meghatalmazásnak a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvényben foglalt követelményeknek kell eleget tenni.

A panasz képviselő vagy meghatalmazott útján történő benyújtása esetén a Gastroyal vizsgálja a benyújtási jogosultságot, amelyet a benyújtó meghatalmazással igazol.

A panasz kezelése, nyilvántartása

A panasz kezelése

A Gastroyal a panaszt minden esetben nyilvántartásba veszi. Különös figyelmet kell fordítani arra, hogy a Személyes adatok védelméről szóló szabályzat rendelkezései szerint, az azonosítás céljából bekért adatok ne sértsék az adatvédelmi előírásokat, és ne szolgáljanak más, a panaszügyek regisztrálásán kívüli egyéb adatgyűjtési célt.

A Gastroyal kizárólag a panaszkezelés okán birtokába került személyes adatokat az 1 hónapos panasz megőrzési idő leteltét követően törli vagy más módon egyedi azonosításra alkalmatlanná teszi.

A felmerülő panaszokat amennyiben ez lehetséges azonnal orvosolni kell, ilyen esetben panasz-ügyintézési eljárás nem indul.

A panaszt benyújtó ügyfél adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kell kezelni.

A panasz nyilvántartása

A Gastroyal a beérkezett panaszokat egységes elvek szerint nyilvántartja.

A Gastroyal a nyilvántartását úgy alakította ki, hogy abból a válaszadási határidő egyértelműen megállapítható.

A nyilvántartás alkalmas arra, hogy:

  1. a panaszokat azok témája szerint csoportosíthassa;
  2. a panasz okát képező tényeket és eseményeket feltárhassa és azonosíthassa;
  3. megvizsgálhassa, hogy a b) pontban rögzített tények és események hatással lehetnek-e más eljárásra vagy termékre, szolgáltatásra;
  4. eljárást kezdeményezhessen a feltárt, b) pontban rögzített tények és események korrekciójára;
  5. összefoglalhassa az ismétlődő vagy rendszerszintű problémákat, a jogi kockázatokat.

A panasz kivizsgálása

A panasz kivizsgálása térítésmentes, azért külön díjat a Gastroyal nem számít fel. A panasz kivizsgálása az összes vonatkozó körülmény figyelembevételével történik.

A panasz-ügyintézés nyelve a magyar.

A panasszal kapcsolatos végleges döntés az ügyvezető igazgató hatásköre. Az ügyvezető igazgató döntését minden esetben az érintett szakmai terület vezetőjének bevonásával hozza meg.

A panasszal kapcsolatos döntéshozatalban nem vehet részt a Gastroyal olyan alkalmazottja, aki a sérelmezett intézkedésben vagy döntésben részt vett.

Szóbeli panasz

A szóbeli - ideértve a személyesen és telefonon tett - panaszt azonnal meg kell vizsgálni, és lehetőség szerint orvosolni.

Telefonon közölt panasz esetén biztosítani kell az ésszerű várakozási időn belüli hívásfogadást és ügyintézést.

Írásbeli panasz

Az ügyfél írásbeli panaszát Gastroyal a beérkezést követően haladéktalanul továbbítja a panaszt az érintett szakmai terület részére. A Gastroyal bármely formában benyújtott írásbeli panaszt befogad.

Személyesen benyújtott írásbeli panasz esetén a panaszos megkapja az általa benyújtott panasz egy, az átvétel igazolásával ellátott eredeti példányát.

Az írásbeli panasszal kapcsolatos, indokolással ellátott álláspontot a panasz közlését követő 30 naptári napon belül kell megküldeni az ügyfélnek.

A panaszkezelés során az ügyféltől kérhető adatok:

  • neve;
  • azonosító szám;
  • lakcíme, székhelye, levelezési címe;
  • telefonszáma;
  • értesítés módja;
  • panasszal érintett termék vagy szolgáltatás;
  • panasz leírása, oka;
  • panaszos igénye;
  • a panasz alátámasztásához szükséges, az ügyfél birtokában lévő dokumentumok másolata;
  • a panasz alátámasztásához szükséges, az ügyfél birtokában lévő termék, vagy annak maradéka;
  • meghatalmazott útján eljáró ügyfél esetében érvényes meghatalmazás;
  • a panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat.

Amennyiben a panasz kivizsgálásához a Gastroyalnak az ügyfélnél rendelkezésre álló további - így különösen az ügyfél azonosításához, a panasszal érintett jogviszonnyal kapcsolatos - információra van szüksége, úgy haladéktalanul felveszi az ügyféllel a kapcsolatot, és beszerzi azokat.

A Panaszkezeléssel kapcsolatos döntés közlése

A Gastroyal a panaszügyben hozott érdemi döntését pontos, közérthető és egyértelmű indokolással ellátva, és azt írásba foglalva továbbítja a panaszos részére.

Ha az érdemi döntést közlő dokumentum jogszabályra hivatkozik, a jogszabályhely megjelölése mellett annak érdemi rendelkezését is ismertetni kell.

A Gastroyal válaszát oly módon küldi meg az ügyfél részére, amely alkalmas annak igazolására, hogy a küldeményt kinek a részére küldte meg, emellett kétséget kizáróan igazolja a küldemény elküldésének tényét és időpontját is.

A panasz elutasítása, vagy a panasz kivizsgálására előírt 30 napos törvényi válaszadási határidő eredménytelen eltelte esetén az ügyfél az alábbi testületekhez, illetve hatóságokhoz fordulhat:

  1. Budapest Főváros Kormányhivatal Fogyasztóvédelmi Felügyelőségéhez (Cím: 1052 Budapest, Városház u. 7., Postacím: 1364 Budapest, Pf.: 144.)
  2. Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara mellett működő Budapesti Békéltető Testülethez (Cím: 1016 Budapest, Krisztina krt. 99.)
  3. az ügyfél döntése alapján a polgári perrendtartás szabályai szerint bírósághoz.

A Gastroyal a panaszt és az arra adott választ 1 hónapig őrzi meg.

A panaszkezeléshez fűződő tájékoztatási kötelezettség

A panaszkezelésről szóló Tájékoztató (továbbiakban: Tájékoztató) tartalmazza a panasz-ügyintézéssel kapcsolatos tudnivalókat, a felügyelő hatóságok megnevezését, melyeknél az ügyfél panaszával eljárást kezdeményezhet, továbbá tájékoztatja a panaszost az elutasítás esetén igénybe vehető békéltetés vagy közvetítés lehetőségéről, illetve egyéb jogorvoslati lehetőségekről, valamint azok igénybe vételének esetleges jogszabályi határidőiről.

A Gastroyal internetes honlapján közzé teszi a Tájékoztatót.

A panasz-ügyintézést ellátó szakmai terület meghatározása

A panaszfelvételt és a panasz-ügyintézést a panasszal érintett szakmai terület az Iratkezelési és ügyviteli szabályzata szerint végzi. A panasz egységesen, egyedi regisztrálásra kerül.

A panasz-ügyintézés során, amennyiben a panaszos a Gastroyal elsődleges válaszával nem elégedett, biztosítani kell az azt ellátó szakmai terület munkatársainak pártatlanságát és elfogulatlanságát.

Panasz-ügyintézéssel kapcsolatos feladat-és felelősségi körök

A panaszkezelés rendszerét és folyamatát alapvetően a jelen szabályzat és az Iratkezelési és ügyviteli szabályzat általános ügykezelési eljárása határozza meg.

A panasz-ügyintézéssel kapcsolatos utólagos teendők

A panaszokkal kapcsolatos írásban vagy elektronikusan rögzített dokumentumokat a Gastroyal a panasz alapjául szolgáló jogviszonyra előírt bizonylat-megőrzési szabályoknak megfelelően megőrzi.

A Gastroyal a panaszok nyilvántartását oly módon alakította ki, hogy az alkalmas legyen statisztikák készítésére, melyek célja többek között a panasz-ügyintézés hatékonyságának mérése, illetve a panaszügyekből levonható tapasztalatok beépítése a szolgáltatási folyamatba.

Záró rendelkezések

A szabályzat rendelkezéseit ezen időponttól kezdve, visszavonásig kell alkalmazni. A szabályzat rendelkezéseit a hatálybalépés napján folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

Gastroyal, 2022.09.23.